Wat is Digital Cleanup Day?
Ken je dat? Eerst lijk je een zee van ruimte te hebben op zolder, maar opeens kun je er niet meer lopen. Of een voorraadkast die toch iets te vol staat met voorraad. Digitale opslag werkt precies zo. Foto's, mails en documenten stapelen zich stil op, totdat je een bestand nodig hebt en het niet kunt vinden. Gelukkig bestaat er een vaste dag om dat aan te pakken: Digital Cleanup Day. Tijdens deze dag ruimen mensen over de hele wereld hun digitale ‘rommel’ op. Wij vertellen je graag meer!
Wat is Digital Cleanup Day precies?
Digital Cleanup Day is een jaarlijkse actiedag waarop mensen en bedrijven hun digitale omgeving opschonen. Het initiatief startte in 2020 in Frankrijk onder de naam Cyber World Cleanup Day. Inmiddels organiseert Let's Do It World de dag wereldwijd. Sinds 2021 valt deze dag op de derde zaterdag van maart. In 2026 viel het dus op 21 maart en in 2027 valt het op 20 maart. Volgens de organisatie doen er sinds de start 6 jaar geleden inmiddels deelnemers uit 175 landen en gebieden mee.
Het doel van de dag is bewustwording. Elk bestand dat je bewaart, draait mee in een datacenter en kost dus energie. Volgens de organisatoren is de ICT-sector naar schatting verantwoordelijk voor 2 tot 4 procent van de wereldwijde uitstoot van broeikasgassen. Opruimen scheelt dus niet alleen schijfruimte, het helpt je ook je bestanden een stuk sneller terug te vinden.
Foto's en video's: de grootste ruimtevreters
Wil je veel ruimte winnen, begin dan bij beeldmateriaal. Foto's en video's zijn groot en bestaan vaak in meerdere versies zoals het origineel, een bijgesneden variant en een kleine versie voor social media. Zonder duidelijke afspraken blijven al die kopieën staan. Zo staat dezelfde foto drie keer in je downloads, twee keer in een presentatie en nog eens in een mail. Bij een marketingteam komt daar nog iets bij: niemand weet zeker welke foto actueel is en of de rechten nog gelden.
Een vaste plek voor goedgekeurde beelden lost dat grotendeels op. Met beeldbank management software bewaar je foto's en video's centraal, voorzien van tags en gebruiksrechten. Collega's pakken dan altijd de juiste versie. Oude bestanden verwijder je bovendien op één plek in plaats van uit tien verschillende mappen. Zo wordt opruimen geen jaarlijkse klus, maar een vast onderdeel van je werkproces.
Een opruimdag organiseren in 5 stappen
Je hoeft er geen weekend voor uit te trekken; begin bij de bestanden die het meeste ruimte innemen. Sorteer je mappen op grootte, dan staan de zwaarste bestanden bovenaan. Zo boek je met weinig moeite de grootste winst. Werk de stappen in deze volgorde af:
- Inventariseer waar bestanden staan: mailbox, gedeelde schijven, downloads en telefoons.
- Bepaal per map wat moet blijven en wat weg mag.
- Verwijder dubbele bestanden en oude versies.
- Geef de overgebleven bestanden een logische naam en een vaste plek.
- Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is.
Maak vooraf een back-up, zodat je een verwijderd bestand desnoods kunt terughalen. Controleer ook de bewaartermijnen voor contracten en financiële stukken voordat je iets weggooit. Het lijkt een beetje op de Landelijke Opschoondag, waarop mensen samen hun omgeving schoonmaken. Het verschil is dat niemand je digitale rommel ziet liggen. Daarom moet je zelf het initiatief nemen.
Van eenmalige opruimactie naar vaste gewoonte
Een opruimdag werkt alleen als de nieuwe orde blijft bestaan. Plan daarom elk kwartaal een korte controle van een halfuur. Kijk of nieuwe bestanden op de afgesproken plek staan en of de namen kloppen. Op het werk kun je nieuwe collega's meenemen in de afspraken, zodat het niet van één persoon afhangt. Zet de volgende Digital Cleanup Day ook alvast in je agenda. Maak het bovendien zichtbaar: deel na afloop hoeveel gigabyte je als team hebt verwijderd. Dat motiveert en laat zien dat de actie loont. Zo begin je het voorjaar met een schone lei. Wereldfotografiedag is trouwens ook een goed moment om je fotoarchief door te lopen. Je bepaalt dan in één keer welke beelden je nog gebruikt en welke mogen verdwijnen. Dan heb je minder werk op Digital Cleanup Day, omdat je het werk verdeelt.
Begin vandaag met één map
Digitaal opruimen klinkt als een grote klus, maar je begint klein. Kies vandaag één map zoals je downloads of je fotoarchief en werk die in een kwartier door. Dat levert direct ruimte en overzicht op. Doe je dat samen met je team, dan raakt iedereen minder tijd kwijt aan zoeken. Gebruik Digital Cleanup Day op 20 maart 2027 daarom als startsein voor een jaar met opgeruimde bestanden. Succes!
Veelgestelde vragen over Digital Cleanup Day
Mag ik zakelijke bestanden zomaar verwijderen?
Nee, niet alles mag direct weg. Voor onder meer financiële administratie en personeelsdossiers gelden wettelijke bewaartermijnen. Vraag je administrateur om de termijnen die voor jouw organisatie gelden, voordat je een map leegt.
Wat is het verschil tussen Digital Cleanup Day en World Cleanup Day?
World Cleanup Day draait om het opruimen van afval in de natuur en op straat en valt in september. Digital Cleanup Day richt zich op digitale bestanden en valt in maart. Beide dagen komen voort uit dezelfde beweging, maar de acties verschillen.
Wat doe ik met foto's van personen waarvoor geen toestemming meer is?
Verwijder die foto's uit je actieve gebruik, bijvoorbeeld van je website en social media. Vraag opnieuw toestemming als je een beeld toch wilt houden. Leg het antwoord vast bij het bestand, zodat een collega er later geen misbruik van maakt.
Hoe lang duurt een opruimactie voor een klein team?
Reken voor een eerste ronde op een dagdeel. De duur hangt vooral af van het aantal bestanden en van hoe goed de mappenstructuur al is. Een korte kwartaalcheck daarna kost zelden meer dan een halfuur.
